TÉRMINOS Y CONDICIONES DEL SERVICIO
Este documento determina los términos y condiciones que regulan la prestación del servicio por parte de TUEVENTO S.A.S. y sus clientes. En el momento en el que se acepte nuestra propuesta de servicios, el contratante estará aceptando los términos y condiciones aquí dispuestos. Todos los acuerdos, transacciones y demás operaciones que se ejecuten en el marco de este documento, como los efectos jurídicos que causen, se regirán por lo aquí dispuesto y, en lo no regulado, por la legislación colombiana.
Para tales efectos, es necesario que el contratante entienda a la perfección y acepte las obligaciones que se precisan en este documento, por lo cual, el contratante, para acceder a nuestros servicios, deberá cumplir con lo aquí establecido, sin estar facultado para alegar el desconocimiento de esto en caso de que se presenten inconformidades.
I. Consideraciones
1. TUEVENTO S.A.S. es una empresa dedicada a la realización de todo tipo de eventos y actividades de integración social.
2. El contratante requiere los servicios profesionales de TUEVENTO S.A.S. para la reunión de asamblea general de propietarios por comunicación simultánea a través de medios digitales.
3. Las partes manifiestan bajo la gravedad de juramento que tienen plena capacidad para contratar el servicio ofrecido y no están incursas en causal alguna de nulidad, ineficacia, inoponibilidad o cualquier otro vicio que pudiese afectar el mismo.
4. Las partes se obligan a mantener la capacidad financiera, técnica y operacional necesarias para ejecutar las actividades y obligaciones descritas en el presente documento.
II. Cláusulas
1. Objeto
TUEVENTO S.A.S., con plena autonomía técnica, administrativa y financiera, se obliga con el contratista a prestar sus servicios profesionales para que se reúna la asamblea general de propietarios por comunicación simultánea, utilizando todas las herramientas digitales o electrónicas que estén a su alcance, de acuerdo a las especificaciones establecidas en el presente documento y las normas reglamentarias sobre la materia.
2. Alcance del servicio
Los servicios de TUEVENTO S.A.S. comprenden y se limitan a:
2.1. Vídeo conferencia a través de la plataforma zoom o cualquier otra que se considere idónea para la reunión de la asamblea de propietarios.
2.2. Verificación del quórum.
2.3. Sistema de votaciones con o sin coeficiente de propiedad, según el caso.
2.4. Grabación de audio y video, que se entregará previo pago total de los servicios facturados.
2.5. Transcripción de la reunión a archivo de texto, cuando esta sea contratada, que se entregará previo pago total de los servicios facturados.
2.6. Soporte telefónico, por WhatsApp o chat interno a usuarios.
2.7. Envío personalizado por correo electrónico a cada propietario de usuario, código de verificación e instrucciones para acceder a la reunión de asamblea.
Los servicios de TUEVENTO S.A.S. se limitan a lo acá expresamente estipulado y no incluye otros servicios no escritos.
Para la adecuada operación del sistema, se requiere que cada participante disponga de conexión a internet, dispositivo con micrófono y parlante. La experiencia del usuario puede variar en función a la calidad y velocidad de conexión a internet.
3. Obligaciones especiales del contratante
3.1. Coordinar las acciones necesarias para el buen cumplimiento del servicio contratado, brindando a TUEVENTO S.A.S. todo el apoyo necesario para el desarrollo del objeto del mismo, suministrando especialmente, pero sin limitarse:
a) Fecha en la que se reunirá la asamblea de propietarios.
b) Número de propietarios.
c) Nombre, apartamento, coeficiente de propiedad, correo electrónico y número celular de cada propietario. Esta información se debe entregar en el formato Excel que TUEVENTO S.A.S. ponga a disposición de la contratante y con al menos ocho (8) días de antelación.
d) Suministrar los informes a presentarse por lo menos un día antes.
e) Las demás que se consideren necesarias para la prestación del servicio.
3.2. Pagar los servicios contratados.
3.3. Descargar los entregables desde el link suministrado, dentro de los 5 días hábiles siguientes a la notificación de envío.
4. Precios y forma de pago
El valor del servicio corresponde al incluido en la cotización presentada, el cual incluye retención del 6%.
Otros impuestos y retenciones no se encuentran incluidos.
Estos valores aplican para una duración de tres (3) horas de asamblea. La hora adicional será cobrada al valor indicado en la cotización.
La transcripción será cobrada por aparte, en caso de ser contratada, donde cada hora o fracción tendrá un valor indicado en la cotización.
El contratante pagará los valores descritos de la siguiente forma: (i) un anticipo del 50% del valor del servicio, pagados con al menos ocho (8) días de antelación; y (ii) el 50% restante, dentro de los ocho (8) días siguientes a la realización de la asamblea.
Si convocada la asamblea general de propietarios, no puede sesionar por falta de quórum, TUEVENTO S.A.S. cobrará un 25% adicional sobre el valor acordado para una nueva reunión. En caso de que, por cualquier razón no imputable a TUEVENTO S.A.S., la reunión de asamblea sea cancelada o simplemente no se pueda realizar, no se devolverá el anticipo pagado, teniendo como consideración las operaciones internas que realizaron para poder prestar el servicio a satisfacción.
5. Garantías del servicio
En caso de incumplimiento en la prestación del servicio por parte de TUEVENTO S.A.S., se procederá, a elección del contratante, a la prestación del servicio en las condiciones en que fue contratado o a la devolución del precio pagado.
El término de garantía será de tres (3) meses contados a partir de la fecha en la que se debió reunir la asamblea y no lo hizo por falta de calidad en la prestación del servicio contratado.
6. Eximentes de responsabilidad
TUEVENTO S.A.S. no responderá por incumplimientos que provengan por cualquiera de las siguientes causas:
6.1. Fuerza mayor o caso fortuito.
6.2. Hechos imputables a cualquier tercero.
6.3. Culpa exclusiva del contratante.
7. Confidencialidad
Las partes, sus representantes, agentes y/o dependientes se obligan a mantener la debida reserva y a no divulgar a terceros, ni utilizar en forma no autorizada por la otra parte, la información personal, técnica o comercial que le haya sido revelada directa o indirectamente por la otra parte para la ejecución del servicio contratado.
Esta obligación implica la estricta confidencialidad indefinida en el tiempo, extendiéndose a empleados y otras personas involucradas en el cumplimiento de las obligaciones del servicio contratado, a quienes se pondrá en conocimiento de la existencia de esta obligación de confidencialidad.
La información confidencial se refiere a la revelada entre las partes, ya sea en forma oral, escrita, visual o a la entrega de artículos durante las etapas previas, vigentes o futuras de la relación contractual. También se entiende incluida la que conozcan las partes en el desarrollo del servicio contratado así no se haya revelado directamente por la otra parte y que no se trate de información a la que tenga acceso el público en general.
La violación de lo aquí dispuesto le acarreará a la parte incumplida las sanciones legales a que haya lugar y la indemnización de perjuicios respectiva, sin perjuicio del derecho de la parte cumplida de dar por terminado el presente contrato.
8. Terminación
El servicio contratado podrá terminarse por las siguientes causas:
8.1. Por mutuo acuerdo entre las partes.
8.2. Por incumplimiento de alguna de las partes en las obligaciones contraídas.
8.3. Cuando las condiciones o las circunstancias que dieron lugar al nacimiento del contrato hayan variado sustancialmente de tal manera que su ejecución resulte imposible, innecesaria y/o inconveniente.
8.4. Por imposibilidad de ejecutar el servicio contratado por fuerza mayor o caso fortuito.
9. Autorización de uso de datos personales
En cumplimiento de Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, TUEVENTO S.A.S. informa que el contratante podrá ejercer su derecho de Habeas Data de conformidad con lo establecido en las normas para el tratamiento de datos personales. El contratante, con la aceptación de la propuesta de servicios, autoriza expresamente al TUEVENTO S.A.S. para que haga uso de sus datos personales, para todos los fines requeridos para el cumplimiento de los servicios contratados y, en especial, para figurar en sus bases de datos en cumplimiento de normatividad aplicable, registro de clientes, pagos, reportes, y demás establecidas en la ley y en el aviso de privacidad.
10. Contrato total
Este documento establece el único y entero acuerdo entre las partes con respecto al servicio ofrecido, y prevalecerá sobre cualquier acuerdo previo, verbal o escrito, existente entre las partes. Si cualquier disposición del presente documento fuese declarada nula por cualquier autoridad, dicha declaración no afectará la validez y vigencia de las demás disposiciones, a menos que aparezca que todo el negocio aquí estipulado no se habría celebrado sin la disposición o pacto viciado de nulidad.